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随着信息化进程,文档管理越来越受到企业的重视,但是企业在进行文档管理的过程中,经常会碰到以下的问题:海量文档存储,管理困难;查找缓慢,效率低下;文档版本管理混乱;文档安全缺乏保障;文档无法有效协作共享;知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

文档是企业重要的智力资产,在企业中文档一般都以电子文档的形式存在,比如微软.doc格式,xls格式,ppt格式,pdf格式,纯文本.txt格式等;从内容上,可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料、项目文档、经验心得等。这些文档可能是过程性质的,也可能是公司正式发布的文档,可能处在编写阶段,也可能是已经归档不能再修改的。文档的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。

文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档存储、分类和检索。文档管理的关键问题就是解决文档存储文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及发布控制等问题。文档管理在法律事务所、保险公司、政府财政部门、广告代理公司和其它具有大量书面文件或影象操作活动的商业领域中最为有用。

在各类解决方案中,最方便执行联动性比较好的解决方案是为图案的活动目录(AD),它是基于WINDOWS的局域网网络管理模式。

活动目录是大中型网络的管理模式,是典型的以用户为单位的管理模式。在硬件上有独立的DC服务器(域控制器)管理用户的登录。在这个网络里,真正具有绝对管理权限的只有域账户的administrator用户。他可以授权其他用户相关的权限以进行域的操作,同时也可以定义FS(文件服务器)上的哪些文件被哪些特定域用户所共享。同时,在加入域的客户端计算机上的域用户也不再具有计算机的管理员权限(默认是这样,但是可以被域管理员赋予本地管理员权限)。

创建AD,就是将一台网内的服务器(必须是win server系统)提升为域控制器,并创建域用户。然后将网内其它计算机加入这个域的一个完整过程。这一过程有大量的书籍介绍和较多的注意事项(涉及到TCP/IP概念、DNS概念以及NTFS磁盘权限逻辑等等),详细展开够几千字了,简单几句过程的话也能表述完,但如果你对AD的概念都还一知半解,就算照做下来肯定也还是玩不转整个的AD功能的。建议自己去找本书看,然后在虚拟机上做练习。

活动目录的优点

基于策略的管理
活动目录的目录服务包括数据存储以及逻辑分层结构。逻辑结构为策略应用程序提供上下文分层结构。目录存储指定给特定上下文的策略(称为组策略)。组策略表达一组业务规则,它包含应用于上下文的设置,它可确定对目录对象和域资源的访问、用户可使用哪些域资源(诸如应用程序),以及这些域资源是如何配置的。例如,组策略可确定用户登录后在计算机上可看到哪些应用程序,当 Microsoft SQL Server 在服务器上启动时,有多少用户可与其连接,以及当文档或服务移至不同部门或组时,用户可访问哪些内容。组策略使得只需管理少数策略,而不是大量用户和计算机。活动目录可以将组策略应用于适当的上下文,而不管它是整个组织还是组织中的某些单位。

扩展性
活动目录是可扩展的,这意味着管理员可以将对象的新类添加到规划中,而且还可以将新属性添加到已有的对象类中。例如,可以将“定期访问权限”属性添加到用户对象类型中,而后将每个用户的定期访问权限制作为用户账户进行存储

可以使用活动目录规划插件或通过创建基于 ADSI、LDIFDE 或CSVDE 命令行实用程序的脚本将对象和属性添加到目录中。

可调整性
活动目录可包括一个或多个域,每个域都带有一个或多个域控制器,这使得管理员可调整目录以便满足任何网络的要求。多个域可组合成域目录树或目录森林。

活动目录将规划和配置信息分配给目录中的所有域控制器。该信息存储在初始域控制器中,而且可复制到目录中任何其他域控制器中。当目录配置成单域时,添加域控制器可在上部管理不涉及其他域的情况下调整目录。

将目录配置成域目录树或森林,使得管理员可以针对不同上下文策略对目录的名称空间进行分区,并调整目录使其容纳大量资源和对象。

信息复制
活动目录使用多主复制。目录存储在初始域控制器中并可复制到域、域目录树或域森林的每个域中。对目录数据所做的更改将复制到所有域控制器中。每个域控制器存储和保留一个目录的完整副本。

信息复制提供了有效性、容错和加载平衡等优点。在一个域中分派多个域控制器可提供容错和加载平衡。如果域中的某个域控制器减慢、停止或失败,同一域中的其他域控制器可提供必要的目录访问,其原因是它们包含着相同的目录数据。域中的多个节点可提高目录的性能。在广域网(WAN)中,目录访问可由与每个网络客户机最近的域控制器执行。

与 DNS 的集成
活动目录使用 DNS可以很容易地将可读主机名称,诸如 beijing.kangbo.com 翻译成数字式 TCP/IP 地址。这样就可以在 TCP/IP 网络上直接使用计算机和用户的名称进行网络连接。

DNS域和计算机使用分层结构的“友好”名称。例如,lwh.kangbo.com 既是 DNS 也是Windows 2000域名域名是以DNS分层命名结构为基础的,这是一个颠倒的目录树结构:首先是单个根域,以下可以是父域和子域(枝和叶)。例如,诸如 wj.lwh.kangbo.com的Windows 2000域名识别名为wj的域,此域是名为lwh域的一个子域,而lwh域自身又是根域kangbo.com的一个子域。

域中的每台计算机依*其完整的合格域名识别。例如,位于 wj.lwh.kangbo.com 域中计算机的完整合格域名应是 computername.wj.lwh.kangbo.com。

与其他目录服务的内部操作。
由于活动目录是基于工业标准的目录访问协议,它可以和使用诸如 Lightweight Directory Access Protocol (LDAP)和Name Service Provider Interface (NSPI)协议的其他目录服务实现内部操作。

LDAP是用于查询和检索活动目录信息的目录访问协议,由于它是基于工业标准的目录服务协议,使用 LDAP 的程序可以与其他目录服务共享活动目录信息,这些目录服务同样支持LDAP。

NSPI协议用于 Microsoft Exchange Server和客户机,活动目录对其进行支持以便为交换目录提供兼容性

灵活的查询
用户和管理员可使用搜索工具快速查找网络上的对象并设置对象属性,例如,名、姓、Email地址、办公室位置或用户账户的其他属性。也可通过使用活动目录生成的全局目录优化查找信息

信息安全性
安全性与活动目录完全集成在一起,不仅可以针对目录中的每个对象定义访问控制,还可对其每种属性进行操作。权限指定哪些组用户可以查看或使用对象,以及可针对对象进行何种操作。例如,某个人可能具有更改对象属性的权限,另一个人则可能只具有查看权限,而第3个人则可能根本没有查找对象的权限。可以授予对对象的单个属性进行选择性访问的权限。例如,可以授予所有用户查看网络中用户姓名和电话号码的权限,而与此同时却限制对用户对象所有其他属性的访问。默认情况下,权限是可继承的。指定给某特定对象的权限会自动应用于该对象的所有子对象。

活动目录为安全策略提供应用程序存储和范围。安全策略可以包括账户信息,诸如域的密码限制或对某特定域资源的权利。安全策略通过组策略来执行。管理员可将某些特殊管理权利分派到其他个人或组。这种权限分派允许明确谁具有管理部分网络的权限。可以将特殊部分的管理分派给单个管理员,而不必拥有对大部分网络具有广泛权限的管理员。


域管理的优点

权限管理比较集中,管理成本大大下降。
域环境,所有网络资源,包括用户,均是在域控制器维护,便于集中管理。所有用户只要登入到域,在域内均能进行身份验证,管理人员可以较好的管理计算机资源,管理网络的成本大大降低。

防止公司员工在客户端乱装软件, 能够增强客户端安全性、减少客户端故障,降低维护成本。

安全性加强
有利于企业的一些保密资料的管理,比如说某个盘某个人可以进,但另一个人就不可以进;哪一个文件只让哪个人看;或者让某些人可以看,但不可以删/改/移等。

可以封掉客户端的USB端口,防止公司机密资料的外泄。

使用漫游账户和文件夹重定向技术,个人账户的工作文件及数据等可以存储服务器上,统一进行备份、管理,用户的数据更加安全、有保障。当客户机故障时,只需使用其他客户机安装相应软件以用户帐号登录即可,用户会发现自己的文件仍然在“原来的位置”(比如,我的文档),没有丢失,从而可以更快地进行故障修复。

卷影副本技术可以让用户自行找回文件以前的版本或者误删除的文件(限保存过的32个版本)。在服务器离线时(故障或其他情况),“脱机文件夹”技术会自动让用户使用文件的本地缓存版本继续工作,并在注销或登录系统时与服务器上的文件同步,保证用户的工作不会被打断。

方便用户使用各种资源。可由管理员指派登录脚本映射分布式文件系统根目录,统一管理。用户登录后就可以像使用本地盘符一样,使用网络上的资源,且不需再次输入密码,用户也只需记住一对用户名/密码即可。

各种资源的访问、读取、修改权限均可设置,不同的账户可以有不同的访问权限。即使资源位置改变,用户也不需任何操作,只需管理员修改链接指向并设置相关权限即可,用户甚至不会意识到资源位置的改变,不用像从前那样,必须记住哪些资源在哪台服务器上。

SMS(System Management Server)能够分发应用程序、系统补丁等,用户可以选择安装,也可以由系统管理员指派自动安装。并能集中管理系统补丁(如Windows Updates),不需每台客户端服务器都下载同样的补丁,从而节省大量网络带宽。

综上,如果您有任何关于文档管理和数据文件共享等想法和问题,随时致电IT33获得咨询和支持。

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